Większość błędów w aranżacji biura widać po zachowaniu ludzi, zanim ktokolwiek zacznie narzekać. Pracownicy podkładają poduszki pod plecy, wychodzą dzwonić na korytarz, zasłaniają okno kartką albo omijają czyjeś krzesło w drodze do drukarki. Za każdym takim objawem stoi zwykle konkretna przyczyna, np. fotel bez regulacji albo przejście poprowadzone przez środek zespołu. Opisujemy 9 błędów, które najczęściej obniżają komfort pracy. Przy każdym podajemy, jak go rozpoznać we własnym biurze i od czego zacząć poprawę.
Po czym poznać, że aranżacja biura obniża komfort pracy
Ergonomia stanowiska pracy to dopasowanie mebli, sprzętu i otoczenia do ludzi, którzy z nich korzystają, a nie odwrotnie. Gdy tego dopasowania brakuje, organizm i zespół same to sygnalizują. Tabela pomaga przypisać objaw do błędu:
| Co widzisz w biurze | Najbardziej prawdopodobny błąd |
|---|---|
| Poduszki pod plecami, siedzenie na brzegu krzesła | Krzesła bez regulacji |
| Uniesione barki, podkładki pod monitor z ryzy papieru | Niedopasowane biurko, 3. Źle ustawione stanowisko |
| Ciągłe „przepraszam” przy przechodzeniu, potrącone krzesła | Za ciasno i ruch przez stanowiska |
| Rozmowy telefoniczne na korytarzu, słuchawki przez cały dzień | Brak stref |
| Zasłonięte okna, zmrużone oczy przy ekranie | Światło i kolory |
| Nowy pracownik „nie ma gdzie usiąść” | Brak elastyczności |
| Ładne zdjęcia biura, ale ludzie wolą pracować z domu | Estetyka ponad funkcję |
| Segregatory na parapetach i pod biurkami | Brak miejsca do przechowywania |
Błąd 1: krzesła bez regulacji albo wybrane wyglądem
Krzesło bez regulacji wymusza jedną pozycję dla wszystkich, niezależnie od wzrostu. Efekt to ucisk pod udami, garbienie się i zmęczony odcinek lędźwiowy pod koniec dnia. Fotele kupowane ze względu na design mają podobny problem, jeśli poza wyglądem niewiele potrafią.
Dobrze dobrany fotel obrotowy powinien:
- mieć regulację wysokości siedziska,
- podpierać odcinek lędźwiowy, najlepiej z regulacją wysokości podparcia,
- pozwalać dopasować oparcie i podłokietniki do sylwetki,
- być wygodny po ośmiu godzinach pracy, a nie przez pięć minut w salonie.
Szybki test: poproś trzy osoby o różnym wzroście, żeby usiadły na tym samym fotelu. Jeśli nie da się go ustawić dla każdej z nich, problem leży w fotelu, nie w ludziach. Przykładem modelu z mechanizmem synchronicznym i zagłówkiem jest fotel ergonomiczny ERGOTECH.
Błąd 2: biurko niedopasowane do wzrostu i rodzaju pracy
Za wysoki blat podnosi barki, za niski zmusza do pochylania głowy. Za mały nie mieści monitora w odpowiedniej odległości ani dokumentów obok klawiatury. Dobrze dobrane biurko daje wystarczającą powierzchnię roboczą, pozwala prawidłowo ustawić monitor i pasuje do rodzaju pracy.
Gdy przy jednym biurku pracują różne osoby, np. w modelu hybrydowym, najprostszym rozwiązaniem są biurka z regulacją wysokości. Biurko elektryczne ma blat na kolumnach podnoszonych silnikiem, więc każdy ustawia swoją wysokość przyciskiem i może część dnia pracować na stojąco.
Błąd 3: dobre meble, źle ustawione stanowisko
Nawet najlepszy fotel i biurko nie pomogą, jeśli monitor stoi bokiem, a klawiatura na krawędzi blatu. Podstawowe zasady:
- górna krawędź monitora mniej więcej na wysokości oczu,
- plecy oparte o oparcie,
- stopy stabilnie na podłodze,
- przedramiona oparte, łokcie zgięte mniej więcej pod kątem prostym.
Tu najczęściej zawodzi nie zakup, ale brak pięciu minut na ustawienie stanowiska po montażu. Jak krok po kroku ustawić krzesło do biurka i użytkownika, opisujemy w poradniku o ergonomicznym krześle do pracy przy komputerze.
Błąd 4: za ciasno i ruch przez środek stanowisk
Zbyt gęsto ustawione biurka ograniczają swobodę, ale większym problemem bywa ruch. Gdy główne przejście do kuchni, drukarki lub sali spotkań prowadzi za plecami pracowników, każda osoba w biurze co kilka minut komuś przeszkadza. Lepszy układ daje większą swobodę ruchu, lepszą koncentrację i mniej hałasu.
Szybki test: przez jeden dzień zaznacz na rzucie, którędy ludzie faktycznie chodzą. Jeśli najczęstsza trasa przecina strefę pracy, przesuń drukarkę, kosz na śmieci albo stanowiska, zamiast dokładać przegrody. Konkretne układy i zasady odstępów znajdziesz w artykule o ustawieniu biurek w open space.
Błąd 5: jedna przestrzeń do wszystkiego, czyli brak stref
Strefowanie to podział biura na obszary do różnych czynności: pracy indywidualnej, spotkań, rozmów, odpoczynku i obsługi gości. Bez niego rozmowa telefoniczna jednej osoby przeszkadza całemu zespołowi, a wideokonferencja odbywa się nad biurkiem kolegi.
Typowe strefy to praca w skupieniu, spotkania, relaks i recepcja. Najczęściej brakuje jednak tej najmniejszej: miejsca na rozmowę telefoniczną lub wideo dla jednej, dwóch osób. Wystarczy wydzielony róg z wolnostojącymi ściankami akustycznymi albo panelami na biurka przy stanowiskach, które najwięcej rozmawiają.
Strefa relaksu powinna być oddzielona od stanowisk pracy, a nie stać obok nich. Miękkie sofy i fotele wypoczynkowe dobrze sprawdzają się też w poczekalni. Recepcja to pierwsze, co widzi klient, więc liczy się zarówno wygląd lady, jak i ergonomia stanowiska osoby, która przy niej pracuje.
Błąd 6: światło i kolory, które męczą wzrok
Za słabe albo źle ustawione światło męczy oczy i obniża koncentrację. Dobrze zaplanowane biuro wykorzystuje światło dzienne, ma oświetlenie ogólne i stanowiskowe oraz ogranicza odblaski na ekranach. Biurko ustawione tyłem do okna daje odbicia na monitorze, a przodem do okna razi w oczy. Bezpieczniej jest ustawić je bokiem. Parametry natężenia i barwy światła omawiamy w tekście o oświetleniu stanowiska pracy.
Na wzrok wpływają też kolory. Błyszczące blaty odbijają lampy, a bardzo intensywne barwy na dużych powierzchniach, np. cała ściana w nasyconej czerwieni przed oczami pracownika, rozpraszają. Lepiej sprawdzają się matowe blaty i stonowane ściany, a mocne kolory w dodatkach.
Błąd 7: sztywny układ, którego nie da się zmienić
Ciężkie, przykręcone na stałe meble działają, dopóki zespół się nie zmienia. Gdy przychodzą nowe osoby albo część zespołu przechodzi na pracę hybrydową, każda zmiana układu oznacza duży remont.
Elastyczność dają biurka mobilne, stoły na kółkach i meble modułowe, które można dołożyć lub przestawić. Przykładem jest składany stół CARL 180×80 cm na kółkach: rano służy do spotkania, a po południu składa się go i odstawia pod ścianę. Przy zakupie dobrze założyć, ile osób będzie pracować w biurze za dwa, trzy lata, a nie tylko dziś.
Błąd 8: estetyka i trendy ważniejsze niż funkcja
Biuro urządzone pod zdjęcia na stronę firmy nie zawsze dobrze się sprawdza w codziennej pracy. Hokery przy wysokich stołach w miejscu stanowisk, otwarte półki zamiast zamykanych szaf w kancelarii czy modne, ale niewygodne krzesła w sali konferencyjnej to częste przykłady.
Wygląd ma znaczenie, bo wpływa na wizerunek firmy i samopoczucie ludzi. Kolejność decyzji powinna być jednak odwrotna: najpierw funkcja i ergonomia, potem dopiero wybór koloru i stylu spośród rozwiązań, które działają. Trend warto przyjąć, gdy rozwiązuje konkretny problem zespołu.
Błąd 9: brak miejsca na rzeczy i dokumenty
Gdy w biurze jest za mało szaf, dokumenty lądują na parapetach, pod biurkami i na wolnych krzesłach. Zagracone biurko zmniejsza powierzchnię roboczą, a kartony pod blatem zabierają miejsce na nogi.
Najpierw przejrzyj, co faktycznie musi zostać w biurze, a co można przenieść do archiwum. Dopiero potem dobierz meble: kontener przy każdym biurku na rzeczy bieżące i wysokie szafy aktowe na resztę. Jedna szafa przy ścianie porządkuje biuro lepiej niż kilka regałów rozstawionych po kątach.
Odświeżenie czy przebudowa: kiedy nowe meble nie wystarczą
Część błędów usuniesz w kilka dni: wymienisz fotele, ustawisz stanowiska, dołożysz panele i szafy. Są jednak problemy, których nie rozwiążą same meble:
- strefa pracy nie ma dostępu do światła dziennego,
- gniazdka i punkty sieciowe są tam, gdzie nie da się postawić biurek,
- główne przejście da się poprawić tylko przez przesunięcie ściany działowej,
- w pomieszczeniu pracuje więcej osób, niż pozwalają przepisy. Rozporządzenie w sprawie ogólnych przepisów BHP wymaga co najmniej 13 m³ wolnej objętości i 2 m² wolnej podłogi na pracownika.
W takich sytuacjach aranżacja biur zaczyna się od rzutu i projektu, a lista mebli powstaje na końcu. Jeśli chcesz zobaczyć nowy układ przed zmianami, przygotujemy projekt z wizualizacją 3D. Jeśli urządzasz niewielkie pomieszczenie, przydadzą się też przykłady aranżacji małego biura dla 12 i 18 m².
FAQ: błędy w aranżacji biura
Kto w firmie odpowiada za ergonomię stanowisk pracy?
Za stan bezpieczeństwa i higieny pracy odpowiada pracodawca. Zgodnie z Kodeksem pracy ocenia on też ryzyko zawodowe na stanowiskach. W praktyce zmiany przygotowują zwykle office manager i specjalista BHP, a pracownik powinien zgłaszać, gdy jego stanowiska nie da się dopasować.
Jak zebrać opinie pracowników przed zmianą aranżacji?
Najlepiej połączyć krótką ankietę z obserwacją. Zamiast pytać, czy biuro się podoba, zapytaj o konkretne sytuacje: gdzie ludzie prowadzą rozmowy, czego szukają najczęściej i co przeszkadza im w skupieniu. Tydzień obserwacji pokaże, które miejsca stoją puste, a gdzie robi się tłok.
Czy wynajmowane biuro można poprawić bez zgody właściciela budynku?
Meble wolnostojące, panele na biurka, ścianki akustyczne i lampy stanowiskowe nie wymagają ingerencji w budynek, więc zwykle nie potrzebujesz na nie zgody. Ściany działowe, zmiana oświetlenia sufitowego czy nowe gniazdka to już prace, na które najczęściej potrzebna jest zgoda wynajmującego. Szczegóły reguluje umowa najmu.
Jakie błędy popełnia się przy aranżacji biura w domu?
Najczęściej jest to krzesło kuchenne zamiast fotela, laptop bez podstawki i osobnej klawiatury oraz praca przy stole jadalnym, który zwykle jest za wysoki do pisania. Częsty jest też brak stałego miejsca: stanowisko co dzień rozkłada się na nowo, na kanapie albo przy oknie, które razi w ekran. Hałas zespołu, główny problem biur firmowych, w domu zastępują domownicy, więc przydaje się kąt, który da się choćby częściowo oddzielić od reszty pokoju.
Popraw komfort pracy, zanim kupisz nowe meble
Zacznij od tabeli objawów i przejdź po biurze z jej wydrukiem w ręku. Większość problemów da się przypisać do jednego z dziewięciu błędów, a wiele z nich rozwiązuje zmiana ustawienia lub kilka dobrze dobranych mebli zamiast kompletnej wymiany wyposażenia. Jeśli nie wiesz, od czego zacząć, opisz nam swoją przestrzeń. Pomożemy dobrać rozwiązanie do zespołu i metrażu.
