Ustawienie biurek w biurze open space zaczyna się od sposobu pracy zespołu, a nie od próby zmieszczenia jak największej liczby stanowisk. Najpierw trzeba rozrysować pomieszczenie, przejścia, okna, drzwi, instalacje i strefy o różnym poziomie hałasu. Dopiero potem wybiera się układ liniowy, wyspowy, face-to-face lub modułowy. Dobry plan zapewnia swobodny dostęp do każdego stanowiska, ogranicza odbicia światła na monitorach, zostawia miejsce na odsunięcie krzesła i pozwala poprowadzić przewody bezpiecznie. W open space liczy się także to, czy układ da się zmienić, gdy zespół urośnie albo przejdzie na pracę hybrydową.
Od czego zacząć ustawienie biurek w biurze open space?
Najpierw zbierz dane, których nie da się poprawić samym przesuwaniem mebli: wymiary pomieszczenia, położenie okien i drzwi, dostęp do gniazd, przebieg ciągów komunikacyjnych oraz liczbę osób pracujących jednocześnie. Liczba pracowników na liście nie zawsze jest właściwą liczbą stanowisk. W biurze hybrydowym ważniejsza bywa maksymalna frekwencja w te dni, gdy spotyka się cały zespół.
Plan warto ułożyć w następującej kolejności:
- Zaznacz na rzucie elementy stałe: okna, drzwi, grzejniki, słupy, wnęki, gniazda i punkty sieciowe.
- Rozdziel pracę wymagającą skupienia od rozmów, spotkań online i krótkich konsultacji.
- Wyznacz główne przejścia oraz dostęp do szaf, urządzeń wspólnych i wyjść.
- Dopiero teraz rozmieść stanowiska i sprawdź, czy przy każdym można swobodnie usiąść, wstać i zmienić pozycję.
- Na końcu zaplanuj przewody, oświetlenie, przechowywanie i rozwiązania akustyczne.
Jeżeli układ powstaje bez rzutu i kontroli skali, łatwo przeoczyć kolizję krzesła z przejściem albo szafą. Aranżacja i wizualizacja biura pozwala sprawdzić kilka wariantów przed zamówieniem mebli, gdy poprawki są jeszcze proste.
Jaki układ biurek w open space wybrać?
Najlepszy układ biurek zależy od rodzaju pracy, kształtu pomieszczenia i częstotliwości zmian w zespole. Nie ma jednego ustawienia dobrego dla każdego open space.
| Układ | Kiedy działa najlepiej | Na co uważać | Przydatne wyposażenie |
|---|---|---|---|
| Liniowy | Wąskie pomieszczenia, praca indywidualna, stanowiska przy jednej osi instalacyjnej | Długie rzędy utrudniają kontakt i mogą tworzyć ruch za plecami pracowników | Biurka pojedyncze, kanały kablowe, kontenerki |
| Face-to-face / bench | Stałe zespoły, wspólna infrastruktura, regularna współpraca | Rozmowy i kontakt wzrokowy mogą rozpraszać; trzeba przewidzieć prywatność i akustykę | Biurka bench, przegrody biurkowe, wspólne prowadzenie kabli |
| Wyspowy | Zespoły projektowe liczące kilka osób | Wyspa potrzebuje dostępu z kilku stron i nie powinna przecinać głównego przejścia | Biurka pojedyncze lub moduł bench, panele boczne |
| Modułowy lub mobilny | Praca projektowa, szkolenia, częste zmiany liczby stanowisk | Mobilność nie rozwiązuje problemu zasilania; przewody i blokady kół trzeba zaplanować wcześniej | Stoły mobilne, przyłącza podłogowe lub sufitowe, lekkie separatory |
Biurka bench porządkują stanowiska face-to-face i ułatwiają wspólne prowadzenie okablowania. Biurka pojedyncze dają za to więcej swobody przy ustawianiu wysp, rozdzielaniu stanowisk i późniejszej reorganizacji.
Jak ustawić cztery biurka w biurze?
Cztery stanowiska można zestawić w jedną wyspę, dwa moduły po dwa biurka albo linię wzdłuż ściany. Wyspa sprawdzi się w zespole, który często rozmawia. Dwa moduły łatwiej przypisać do różnych zadań i rozsunąć, gdy rozmowy zaczynają przeszkadzać. Układ liniowy zwykle wygrywa w wąskim pokoju, ale wymaga starannego zaplanowania przejścia i dostępu do kabli.
Przed wyborem ustawienia dobrze jest odpowiedzieć na trzy konkretne pytania: czy wszyscy pracują jednocześnie przy monitorach, jak często prowadzą rozmowy online i czy do każdego stanowiska można dojść bez przechodzenia przez cudzą strefę pracy. Rzut z czterema prostokątami to za mało; trzeba jeszcze dorysować krzesła w pozycji odsuniętej oraz kierunek, z którego pracownik podchodzi do biurka.
Jak ustawić biurka względem okien i światła?
Monitor powinien stać tak, aby światło z okna nie świeciło pracownikowi prosto w oczy i nie odbijało się w ekranie. W wielu pomieszczeniach najłatwiej osiągnąć to przy ustawieniu monitora prostopadle do okna, ale jest to dobra praktyka projektowa, a nie uniwersalny przepis nakazujący ustawienie każdego biurka bokiem do szyby.
Aktualne rozporządzenie dotyczące stanowisk z monitorami ekranowymi wymaga ograniczenia olśnienia i odbić światła. W praktyce trzeba sprawdzić stanowiska o różnych porach dnia, bo problemem może być zarówno słońce, jak i jasna płaszczyzna widoczna za monitorem. Pomagają rolety, żaluzje, właściwie dobrane oprawy oraz możliwość niewielkiej zmiany kąta ekranu.
Ustawienie monitora tyłem do okna zwiększa ryzyko refleksów na ekranie. Ekran na tle bardzo jasnego okna może z kolei tworzyć męczący kontrast. Jeśli układ pomieszczenia nie pozwala uniknąć tych wariantów, kontrola światła jest ważniejsza niż trzymanie się jednej reguły ustawienia mebli.
Ergonomia i BHP stanowisk w open space
Zgodność stanowiska z wymaganiami BHP wynika z całego układu: biurka, krzesła, monitora, urządzeń wejściowych, oświetlenia i dostępu. Sam zakup mebla opisanego jako ergonomiczny nie wystarcza.
Z przepisów dotyczących pracy z monitorem wynikają między innymi następujące wymagania:
- górna krawędź monitora powinna znajdować się na wysokości oczu pracownika;
- ustawienie ekranu nie powinno wymuszać niewygodnych ruchów głowy i szyi;
- blat ma zapewniać wystarczającą powierzchnię oraz miejsce na podparcie rąk i przedramion;
- pod biurkiem trzeba zostawić przestrzeń na nogi i zmianę pozycji;
- powierzchnia blatu powinna być matowa;
- pracownik musi mieć swobodny dostęp do stanowiska.
Przy laptopie używanym na danym stanowisku przez co najmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy potrzebny jest monitor stacjonarny albo podstawka ustawiająca ekran na właściwej wysokości, a także dodatkowa klawiatura i mysz. Państwowa Inspekcja Pracy wyjaśnia również ustawienie monitora, w tym pracę na dwóch ekranach.
Nie ma natomiast jednej odległości między wszystkimi biurkami, która automatycznie potwierdza zgodność całego open space. Potrzebna przestrzeń zależy od ustawienia krzeseł, kierunku przejścia, sposobu otwierania szaf, liczby osób i warunków ewakuacji. Projekt trzeba ocenić jako całość, z uwzględnieniem przepisów właściwych dla danego pomieszczenia i organizacji pracy.
Biurka elektryczne ułatwiają dopasowanie wysokości blatu i zmianę pozycji, ale nadal wymagają miejsca na ruch blatu, odpowiedniego prowadzenia przewodów oraz ustawienia monitora i krzesła.
Jak połączyć stanowiska, strefy i akustykę?
W open space hałas najczęściej rośnie wtedy, gdy obok siebie trafiają zadania o zupełnie innym rytmie. Zespół sprzedaży prowadzący rozmowy przez większość dnia nie powinien dzielić tej samej strefy ciszy z osobami analizującymi dane albo piszącymi dokumenty. Rozsądny podział funkcji często daje więcej niż samo zwiększenie odległości między biurkami.
Strefę rozmów można przesunąć bliżej sal spotkań lub budek do rozmów, a stanowiska wymagające skupienia odsunąć od wejścia, drukarki, kuchni i głównego przejścia. Regał, zabudowa przechowywania albo odpowiednio ustawiony ciąg mebli może działać jako bufor organizacyjny, o ile nie ogranicza dostępu i widoczności na trasach komunikacyjnych.
Przy stanowiskach face-to-face warto rozważyć panele na biurka. Zwiększają wizualne oddzielenie stanowisk i mogą pochłaniać część dźwięku w ich bezpośrednim otoczeniu. Nie są jednak ścianą dźwiękoszczelną i nie zastąpią projektu akustycznego, gdy problem dotyczy całego pomieszczenia. Więcej wariantów opisuje poradnik o przegrodach akustycznych na biurka.
Checklista przed zamówieniem mebli do open space
Przed zatwierdzeniem układu przejdź po pomieszczeniu z rzutem albo zaznacz obrysy mebli taśmą. To prosty test, który szybko pokazuje zbyt ciasne przejście lub źle otwierającą się szafę.
- Czy plan pokazuje krzesła odsunięte od biurek, a nie tylko same blaty?
- Czy każde stanowisko ma swobodny dostęp bez przechodzenia przez cudzą strefę pracy?
- Czy monitor można ustawić bez odblasków i dużego kontrastu z oknem?
- Czy blat, monitor, klawiatura, mysz i krzesło dają się dopasować do użytkownika?
- Czy przewody nie przecinają przejść i mają zapas potrzebny przy biurkach z regulacją wysokości?
- Czy szafy, kontenerki i urządzenia wspólne można otworzyć bez blokowania ruchu?
- Czy osoby prowadzące rozmowy są oddzielone od stref wymagających skupienia?
- Czy układ można rozbudować lub zmniejszyć bez przebudowy całego pomieszczenia?
- Czy projekt uwzględnia drogi ewakuacyjne oraz wymagania BHP właściwe dla tego miejsca?
Jeżeli odpowiedź na kilka pytań brzmi „nie wiadomo”, lepiej wrócić do rzutu niż poprawiać ustawienie po dostawie. Na tym etapie łatwiej też wychwycić typowe błędy aranżacyjne, zanim wybór mebli zostanie zamknięty.
Najczęściej zadawane pytania
Jakie ustawienie biurek jest najlepsze w open space?
Najlepsze jest ustawienie dopasowane do sposobu pracy zespołu. Bench lub wyspa pomagają w częstej współpracy, natomiast układ liniowy i mniejsze, rozdzielone moduły lepiej służą zadaniom wymagającym skupienia. O wyborze powinny też decydować światło, akustyka, przejścia i dostęp do instalacji.
Jak powinno stać biurko względem okna?
Monitor powinien być ustawiony tak, aby światło nie powodowało olśnienia ani odbić na ekranie. Często sprawdza się ustawienie prostopadle do okna, lecz ostateczny wariant zależy od kierunku światła, pory pracy i możliwości zastosowania rolet lub żaluzji.
Jak ustawić cztery biurka w małym biurze?
Najczęściej rozważa się wyspę z czterech stanowisk, dwa moduły po dwa biurka albo jeden układ liniowy. W małym pomieszczeniu wybór powinien wynikać z realnego obrysu odsuniętych krzeseł, dostępu do drzwi i szaf oraz sposobu poprowadzenia kabli.
Ile miejsca trzeba zostawić między biurkami?
Nie istnieje jedna uniwersalna wartość dobra dla każdego układu. Odstęp musi pozwalać na swobodne korzystanie z krzesła, bezpieczny dostęp do stanowiska i przejście odpowiednie do funkcji pomieszczenia. Trzeba też uwzględnić otwierane szafy, urządzenia wspólne i drogi ewakuacyjne.
Czy przegrody biurkowe wyciszą open space?
Przegrody biurkowe mogą ograniczać rozproszenia wzrokowe i pochłaniać część dźwięku blisko stanowiska, ale nie wyciszą całego open space. Przy większym problemie potrzebne jest połączenie podziału na strefy, materiałów pochłaniających dźwięk oraz oceny akustyki pomieszczenia.
Dobry układ powinien działać na rzucie i podczas zwykłego dnia pracy. Jeśli trzeba pogodzić liczbę stanowisk, instalacje, światło i akustykę, zacznij od wizualizacji przestrzeni przed zakupem mebli albo opisz pomieszczenie zespołowi JK Meblove przez formularz kontaktowy.
